Online-Antragstellung im Virtuellen BauAmt (viba)
Über das "Virtuelle Bauamt Baden-Württemberg" - kurz ViBa - reichen Sie Ihren Bauantrag vollständig digital ein. Auf dieser Seite finden Sie die wichtigsten Informationen für die digitale Antragstellung.
Seit dem 01.03.2024 können Bauanträge digital und in Papierform eingereicht werden.
Ab dem 01.01.2025 wird das Kreisbauamt vollständig auf den digitalen Bauantrag umsteigen. Das bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt jegliche Bauanträge nur noch in digitaler Form eingereicht werden können. Auch die Baugenehmigung erteilen wir digital. Papierunterlagen und Pläne in Papierform sind nicht mehr erforderlich und können ab dem 01.01.2025 auch nicht mehr eingereicht werden können.
Bitte beachten Sie unbedingt unsere Hinweise zu dem Format und der Struktur der Antragsunterlagen. Wir können nur Unterlagen bearbeiten, die dem unten angegebenen Format und der beschriebenen Struktur entsprechen.
Was muss ich bei der Antragstellung in ViBa beachten?
Damit wir Ihr Anliegen bearbeiten können, sind einige Punkte besonders wichtig:
- Format
Elektronische Bauvorlagen sind in archivfähigem PDF-Format zu übermitteln (s. u. unter Punkt 2). Ab dem 15.10.2024 müssen die Nachweise den Standard „PDF/A-1a“ erfüllen. Nur wenn dieses Format eingehalten wird, können die Unterlagen im Virtuellen Bauamt hochgeladen werden. Damit entsprechen wir der Regelung in § 3 Abs.3 S.1 LBOVVO. - Struktur
Jedes Schriftstück ist entsprechend der Vorgaben (siehe unter Punkt 3) zu gestalten und zu benennen. Tutorial
Das Land Mecklenburg-Vorpommern hat ein Tutorial entwickelt, in dem die Bedienung von ViBa-BW ausführlich erklärt wird.
Am besten sehen Sie sich dieses Video vor Ihrer ersten Antragstellung vollständig an:
Welche Leistungen kann ich über ViBa stellen?
Folgende Leistungen können über ViBa abgerufen werden:
Hinweis: Nutzungsänderungen, Werbeanlagen und Versammlungsstätten können Sie unter "Baugenehmigung nach § 58 Abs. 1 LBO BW beantragen" einreichen.
1. Anmeldung in ViBa
Für die Antragstellung als Privatperson benötigen Sie eine BundID.
Die BundID ist ein von der Bundesregierung angebotenes zentrales Konto, mit dem Sie digitale Verwaltungsleistungen in Anspruch nehmen können.
Bei der Bauantragstellung ist ein hohes Vertrauensniveau erforderlich, weswegen Sie zusätzlich einen Online-Ausweis benötigen. Diesen können Sie in Ihrem örtlichen Bürgerservice beantragen und aktivieren lassen.
Alternativ können Sie auch Ihr ELSTER-Konto für die Anmeldung verwenden.
Weitere Informationen:
Für die Antragstellung als Unternehmen benötigten Sie ein Unternehmenskonto.
Mit der zum Unternehmen zugehörigen Steuernummer können Sie ein ELSTER-Konto erstellen. Dazu erhalten Sie ein ELSTER-Zertifikat, mit dem Sie sich anmelden können.
Bitte beachten Sie, dass ein Teil der Zugangsdaten einmalig postalisch versendet wird, weswegen Sie 14 Tage Vorlaufzeit für die erste Antragstellung mit einem Unternehmenskonto einplanen sollten.
Weitere Informationen:
An einem Bauantrag können Planverfassende, die Bauherrschaft und weitere Beteiligte gemeinsam über den Online-Dienst ViBa-BW zusammenarbeiten und miteinander kommunizieren, um die Unterlagen für einen Bauantrag einzureichen.
Die Kommunikation zwischen dem Kreisbauamt und den Einreichenden ist nach erfolgter digitaler Einreichung jedoch nur in einer sog. 1:1-Beziehung möglich.
Die Nutzenden, die den Bauantrag über ViBa-BW „einreichen“ – also diese Funktion auslösen – sind bis zum Ende der Antragsbearbeitung die alleinigen Kommunikationspartner des Landratsamtes Reutlingen.
Alle Nachrichten, die über die Online-Plattform ausgetauscht werden, können ausschließlich von diesen Nutzenden gelesen und beantwortet werden. Daher kann es je nach Einzelfall sinnvoll sein, dass die Entwurfsverfassenden den Antrag letztendlich nicht selbst digital einreicht, sondern der Bauherr oder die Bauherrin.
Einige Funktionalitäten in ViBa setzen eine aktuelle Browser-Version voraus.
Insbesondere auf Apple-Geräten funktioniert die Antragstellung nur mit der aktuellsten Version von Safari oder einem anderen Browser.
2. Format Ihrer Antragsunterlagen für die Nutzung von ViBa
Ab dem 15.10.2024 müssen die Nachweise den Standard „PDF/A-1a“ erfüllen. Nur wenn dieses Format eingehalten wird, können die Unterlagen im Virtuellen Bauamt hochgeladen werden. Andere Dateiformate sind nicht zulässig.
Damit entsprechen wir der Regelung in § 3 Abs.3 S.1 LBOVVO.
Die Bearbeitung der Bauvorlagen darf nicht eingeschränkt sein. Das heißt, dass auch ein Passwortschutz nicht zulässig ist.
An der Datei-Endung ".pdf" ist jedoch nicht erkennbar, ob es sich um eine Datei im herkömmlichen PDF-Format handelt oder ob es sich um eine Datei im PDF/A-1a-Format handelt. Das können Sie nur in einer Software erkennen, die PDF-Dateien lesen kann.
Meist findet sich in der Software am oberen Rand ein farblich markierter Hinweis, auf die PDF/A-Konformität.
PDF/A-Formate gewährleisten eine langfristige und einfache Speicherung, was für die digitale Aktenführung elementar ist.
Dokumente im PDF/A-1a-Format sind eindeutig visuell reproduzierbar, Text und die inhaltliche Struktur der Dokumente sind so aufgebaut, dass sie barrierefrei von einem Screenreader erfasst und vorgelesen werden können.
Microsoft-Office-Produkte (beispielsweise Word und Excel) bieten die Möglichkeit, Dokumente direkt im PDF/A-Format abzuspeichern.
Über die folgende oder eine ähnliche Befehlsfolge kann mit den unterschiedlichen Software-Produkten und -ständen eine PDF/A-Datei erzeugt werden:
"Datei" > "Exportieren" > "PDF/XPS-Dokument erstellen" > Dateityp "PDF (*pdf)" > „Optionen“ à PDF-Option "ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A)" auswählen > OK.
Kostenlose PDF-Konverter bieten die Möglichkeit, eine herkömmliche PDF-Datei in eine PDF/A-Datei umzuwandeln. In der Regel wird in einem solchen PDF-Konverter die PDF-Datei geöffnet und über Befehlsfolgen wie bspw. "Datei" > "Speichern unter" > Speicherort festlegen > Dateityp "PDF/A Dokument (*pdf)" umgewandelt.
CAD-Programme bieten ebenfalls in der Regel die Möglichkeit, aus einer Datei im DWG-Format eine Datei im PDF/A-Format zu erzeugen. Dies erfolgt meist ebenfalls über Befehle wie "Exportieren" oder "Speichern". In einigen Anwendungen ist auch der Befehl "Plotten" hierfür auszuwählen, gefolgt von Parametern, die für diesen Plot auszuwählen sind.
Im Internet gibt es für die jeweiligen Softwareprodukte zahlreiche Hilfestellungen für die Umwandlung von Dateien unterschiedlicher Formate in eine PDF/A-Datei.
Für die Antragstellung verwendet der Landkreis Reutlingen die Landesplattform Virtuelles Bauamt (ViBa). Ab dem 01.01.2025 ist ausschließlich eine digitale Antragstellung über das ViBa möglich.
Eine Antragstellung in Papierform oder auch per E-Mail, eine Übermittlung über eine andere Datenaustauschplattform oder die Übermittlung auf einem Datenträger ist nicht zulässig. Solche Übermittlungen führen zu keiner wirksamen Antragstellung. Deshalb werden die Daten gelöscht oder vernichtet.
3. Struktur Ihrer Antragsunterlagen für die Nutzung von ViBa
Laden Sie die einzelnen Dokumente getrennt voneinander hoch. Auch inhaltlich in Zusammenhang stehende Dokumente laden Sie als getrennte Dateien hoch. Das erleichtert den Überblick und die Bearbeitung der Anträge.
Eine Bündelung mehrerer Schriftstücke in einem Multi-PDF ist nicht zulässig.
Das bedeutet:
- „Schriftstück“ entspricht einem Dokument (z.B. ein Schreiben oder ein Formular) und kann aus mehreren Seiten bestehen (mehrseitiges Schreiben oder Formular).
- Verschiedene Schriftstücke in einer PDF-Datei sind unzulässig.
- Dateianlagen innerhalb der PDF-Dateien sind unzulässig und sind als separate PDF-Dateien einzureichen.
Jeder Plan ist als separate PDF-Datei einzureichen.
Digitale Planmappen/Planhefte dürfen nicht als Multi-PDF eingereicht werden:
- „Plan“ entspricht jeder Art von Bauvorlage (zum Beispiel Lageplan oder Bauzeichnung).
- Mehrere Pläne in einer PDF-Datei sind nicht zulässig.
Speichern Sie die Dokumente in Leserichtung ab. Das erleichtert die Bearbeitung der Dokumente. Planunterlagen können nur dann bearbeitet werden, wenn der korrekte Maßstab angegeben ist.
Sollten die Unterlagen nicht in der richtigen Leserichtung oder mit einem richtigen Maßstab versehen sein, müssen wir diese Unterlagen von Ihnen im Laufe der Antragsbearbeitung nachfordern.
Die Bearbeitung der Bauvorlagen darf nicht eingeschränkt sein. Das heißt, dass auch ein Passwortschutz nicht zulässig ist.
Unterlagen mit Passwortschutz müssen wir von Ihnen im Laufe der Antragsbearbeitung nachfordern.
Aus Sicherheitsgründen akzeptieren wir keine Dokumente, die auf externe Inhalte verweisen (zum Beispiel Verlinkungen auf Internet-Adressen). Dokumente mit Hyperlinks werden von uns gelöscht und führen zu einer Nachforderung.
Nachreichen von Dokumenten:
Bitte beachten Sie, dass pro Nachricht die Nachreichung auf 5 Dokumente beschränkt ist. Reichen Sie mehr als 5 Dokumente nach, übermitteln Sie diese in zusätzlichen Nachrichten.
Bitte beachten Sie die Vorgaben für die Benennung und Übermittlung de zu einem Antrag gehörenden Dateien.
Anders benannte Bauvorlagen führen zu erheblichen Verzögerungen und Erschwernissen bei der Bearbeitung. Andere Strukturen der übermittelten Daten entsprechen nicht den vorgegebenen Übermittlungswegen und können nicht berücksichtigt werden.
Vordrucke, Erlasse, Richtlinien zu der Landebauordnung (LBO)
Auch im digitalen Antragsverfahren sind diese Vordrucke zu verwenden.
4. Antragstellung über ViBa
Standardmäßig wird von ViBa der Vorgangstitel mit z.B. "Baugenehmigung für die Errichtung/Änderung/Nutzungsänderung einer baulichen Anlage beantragen" vorausgefüllt.
Die Bearbeitung des Antrags erleichtert sich sowohl für die Antragstellenden, als auch für die Baurechtsbehörde, wenn hier treffende Titel wie "Errichtung Wohnhaus", "Abbruch Garage" oder "Nutzungsänderung von Bäckerei in Schneiderei" verwendet werden.
Sobald Sie ihren digitalen Antrag über die Online-Plattform einreichen, haben wir Zugriff auf Ihre Antragsdokumente und –informationen. Zuvor sehen nur Sie und die am Vorgang digital beteiligten Nutzer Ihre Antragsdaten.
Bitte beachten Sie, dass pro Nachricht die Nachreichung auf 5 Dokumente beschränkt ist. Reichen Sie mehr als 5 Dokumente nach, übermitteln Sie diese in zusätzlichen Nachrichten.
Werden Pläne geändert, ist ein komplett neues Dokument mit gleichem Namen, aber aktuellem Datum einzureichen.